Wprowadzenie produktu kosmetycznego na rynek Unii Europejskiej to coś więcej niż tylko sprawny łańcuch dostaw i konkurencyjna cena. Dla producentów i dystrybutorów kosmetyków z Ukrainy oznacza to konieczność zmierzenia się z szeregiem wymogów prawnych i dokumentacyjnych, które – choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się złożone – służą jednemu celowi: zapewnieniu bezpieczeństwa użytkownika końcowego.
Nowe prawo kosmetyczne obowiązujące na Ukrainie od sierpnia 2024 roku znacząco przybliża standardy krajowe do przepisów unijnych. Ale z naszej praktyki wynika, że eksport do UE nadal wiąże się z wieloma wyzwaniami – zwłaszcza w zakresie dokumentacji, oznakowania oraz oceny bezpieczeństwa.
Kiedy MSDS nie wystarcza
Do naszej firmy często trafiają klienci przekonani, że do wprowadzenia kosmetyku na rynek UE wystarczy posiadanie karty charakterystyki produktu (MSDS). Takie przekonanie pokutuje zwłaszcza wśród producentów kosmetyków eksportujących po raz pierwszy.
Sytuacja zmienia się zazwyczaj dopiero wtedy, gdy pojawia się kontrola, a wraz z nią lista wymagań, których nikt wcześniej nie przedstawił: pełna dokumentacja produktu PIF, raport oceny bezpieczeństwa, poprawnie oznakowane produktu, notyfikacja w CPNP, produkcja zgodnie z GMP.
Dokumentacja, która chroni producenta
Podstawą wprowadzania produktu kosmetycznego na rynek UE jest Product Information File (PIF) – dokumentacja techniczna zawierająca m.in.:
- opis składu i właściwości produktu,
- pełna dokumentacja surowców używanych w produkcie kosmetycznym
- wyniki badań produktu w tym m.in. mikrobiologicznych i testów konserwacji,
- szczegóły dotyczące procesu produkcji i jego zgodności z zasadami GMP,
- raport oceny bezpieczeństwa CPSR (sporządzany przez Safety Assessora),
- informacje o osobie odpowiedzialnej za produkt na terenie Unii Europejskiej.
To nie jest „papierologia”. To zestaw informacji, który ma realne znaczenie – zarówno z punktu widzenia konsumenta, jak i organów nadzoru.
Najczęstsze trudności w przygotowaniu PIF
Współpracując z producentami z Ukrainy, widzimy, że największe wyzwania pojawiają się już na etapie zbierania danych:
- identyfikacja składników – nie wszyscy wiedzą, że do prawidłowej identyfikacji składników i przygotowania składu produktu na opakowaniu potrzebny jest pełny zestaw dokumentów od producentów surowców
- braki w dokumentacji surowcowej – zwłaszcza dla kompozycji zapachowych czy składników regulowanych Rozporządzeniem 1223/2009
- niewystarczająca jakość wyników badań np. mikrobiologicznych – zdarzają się deklaracje „czystość mikrobiologiczna: 0”, co świadczy o nieznajomości standardów,
- problemy z oznakowaniem – błędy dotyczą kolejności składników, braku informacji o osobie odpowiedzialnej czy deklaracji marketingowych, które wykraczają poza definicję kosmetyku.
- Oznakowanie – szczegół, który decyduje – Prawidłowe oznakowanie kosmetyku to nie tylko kwestia estetyki czy marketingu – to obowiązek prawny i element bezpośrednio wpływający na bezpieczeństwo konsumenta
Opakowanie to pierwszy punkt kontaktu z konsumentem, ale też pierwszy punkt oceny dla urzędnika kontrolującego zgodność z przepisami.
Z naszego doświadczenia wynika, że wiele firm nie zna kluczowych zasad, takich jak:
- obowiązek oznaczenia alergenów w zależności od kategorii produktu i formuły,
- różnice w kolejności składników powyżej i poniżej 1%,
- prawidłowe oznaczenie daty trwałości lub PAO (symbol otwartego słoiczka),
- konieczność wskazania osoby odpowiedzialnej na terenie UE (oraz RP w Ukrainie – zgodnie z nowym prawem).
- obowiązek umieszczenia środków ostrożności i warunków stosowania dla niektórych składników,
- często spotykamy się także z deklaracjami, które nie powinny znaleźć się na kosmetykach – np. sugerującymi działanie lecznicze, co może prowadzić do błędnej klasyfikacji produktu.
Notyfikacja w CPNP, raport z oceny bezpieczeństwa i rola osoby odpowiedzialnej
Przed wprowadzeniem produktu na rynek UE konieczne jest jego zgłoszenie do Cosmetic Product Notification Portal (CPNP) i posiadać pozytywny raport z oceny bezpieczeństwa kosmetyku. To obowiązek osoby odpowiedzialnej – która musi mieć siedzibę w UE i pełnić formalną rolę w całym procesie.
Bez tego etapu produkt nie może być legalnie sprzedawany, a konsekwencje zaniedbania mogą być poważne – od wycofania z rynku po ogromną odpowiedzialność finansową.
Standard GMP – jakość, której wymaga rynek
Producenci kosmetyków z Ukrainy coraz częściej deklarują zgodność z GMP (Good Manufacturing Practice), jednak w praktyce często jest to deklaracja niepoparta dokumentacją.
Tymczasem GMP, zgodnie z normą ISO 22716, to fundament europejskich wymagań: opis procedur produkcyjnych, dokumentowanie partii, nadzór nad warunkami higienicznymi, regularne kontrole jakości.
Profesjonalne wsparcie – kiedy warto sięgnąć po pomoc?
Eksport do UE nie polega na odhaczeniu konkretnych, określonych punktów/obowiązków z checklisty ale wsparcia profesjonalnego i doświadczonego w tym procesie partnera.
W CosmetoSAFE wspieramy firmy na różnych etapach:
- prowadzimy audyty gotowych dokumentacji produktowych,
- pomagamy uzupełnić brakujące elementy PIF,
- opracowujemy raporty oceny bezpieczeństwa,
- doradzamy w zakresie oznakowania i komunikacji marketingowej,
- przygotowujemy zgłoszenia do CPNP i pomagamy zdefiniować obowiązki osoby odpowiedzialnej.
Eksport kosmetyków do UE to nie tylko obowiązek – to także szansa
Nowe regulacje obowiązujące na Ukrainie to pierwszy krok w harmonizacji przepisów z unijnym prawem. Dla ukraińskich firm to moment, który można wykorzystać – nie tylko by spełnić wymagania, ale by realnie zwiększyć jakość produktów i uwiarygodnić się w oczach europejskich partnerów.
Profesjonalne przygotowanie dokumentacji i znajomość zasad obowiązujących w UE nie tylko chronią przed karami finansowymi – otwierają również drzwi do nowych rynków.
Jeśli jesteś producentem lub dystrybutorem kosmetyków w Ukrainie i chcesz bezpiecznie wejść na rynki Unii Europejskiej – porozmawiajmy.
Nie działamy szablonowo. Dostosowujemy się do Twoich realiów i pomożemy zbudować fundament pod eksport, który naprawdę działa.
